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Outsourcing de Impressão

Depois da crise econômica que se abateu no país, as empresas passaram a buscar meios de economizar, diminuindo as despesas para continuar com as portas abertas e mantendo os lucros no mesmo patamar de antes. Uma das opções que pode ajudar muito na redução de custos, dentro das corporações, é o outsourcing de impressão. O gerenciamento de impressão, que se popularizou nos últimos anos, está em crescimento no Brasil por conta dos benefícios trazidos para as agências, que têm grande volume de impressões. Esta pode ser uma ótima maneira de cortar gastos desnecessários, sem interferir na atividade principal da companhia, que utiliza grande quantidade de equipamentos.

Entre os benefícios embutidos estão, além da redução de custos, uma diminuição no volume de impressões supérfluas e melhora na qualidade do que é impresso, por conta dos suprimentos de excelência que as prestadoras utilizam. Além disso, a empresa que terceiriza o gerenciamento de impressão, pode focar no que realmente importa, que é a atividade principal, aumentando as suas chances de crescimento. Portanto, alugar as impressoras e pagar apenas pelos documentos que imprimem, pode ser interessante e, do ponto de vista econômico, a solução mais eficaz.

Ao contratar o serviço, a empresa prestadora é responsável por instalar as impressoras, os suprimentos e fazer a manutenção dos equipamentos, incluindo abastecimentos, troca de toners e assistência técnica, no caso de problemas de funcionamento. Pesquisas apontam que, nos últimos anos, o número de periféricos de papel tem aumentado significativamente, por conta dos serviços de gerenciamento de impressão. Como consequência, a venda de impressoras está pleno declínio. Modelos como jatos de tinta têm reduzido a venda, em média, 11% (a.a.), enquanto as de laser tiveram queda de 10,5% no mesmo período. Isso significa que as empresas estão deixando de investir nesses equipamentos para contratar o outsourcing de impressão.

"Um projeto de outsourcing de impressão pode gerar uma economia de 20% a 30% nos custos de uma empresa com equipamentos próprios, por exemplo. O fato de uma empresa não investir em aquisição de hardwares como impressoras e multifuncionais, que possui uma alta taxa de depreciação, chegando a quase 30% anual, é uma maneira também de economizar, já que a empresa que contrata um outsourcing de impressão não precisará desprender um capital de investimento inicial, pois estará contratando um serviço que é faturado mensalmente", afirma o diretor executivo e fundador da Solivetti Comércio e Serviços Ltda, José Laurentino.

Para a direção da empresa Solivetti, que é um dos principais dealers da fabricante de equipamentos e soluções Kyocera Document Solutions do Brasil, outra forma de economizar, é abatendo os serviços de outsourcing de impressão no imposto de renda de pessoa jurídica, principalmente as que são regidas pela declaração do lucro real. "Todo o investimento feito, seja ele produto ou serviço, que tem um contrato e emissões de notas fiscais mensalmente, comprovando que aquele serviço prestado é destinado a atividade fim da empresa, pode ser abatida na declaração do imposto de renda de pessoa jurídica", afirma Laurentino. Nesses casos, ele lembra que o retorno chega a quase 100%, pois o valor que se pagou ao longo de todo o ano no contrato de outsourcing de impressão, será deduzido na declaração do imposto de renda da empresa optante pela declaração no lucro real.

Mas, para as empresas que ainda não possuem outsourcing de impressão, os gastos podem ser inúmeros. O diretor executivo cita que para essas companhias, o custo começa com o estoque de peças e suprimentos maior incidência de equipamentos parados, uma vez que não se faz estoque de peças necessárias para suprir a demanda e mão de obra técnica qualificada para atendimentos avulsos. "No mínimo, cada atendimento avulso de um técnico profissional qualificado de impressoras e multifuncionais vai cobrar entre R$200,00 a R$300,00 reais", menciona o executivo.

Ele ainda inclui o custo de um atendimento com a taxa de deslocamento, ou para manter um toner reserva no estoque, fora os custos em peças que muitos clientes desconhecem, e que se desgastam com o uso - como fusão, roletes de alimentação, garras, engrenagens, belt de transferência e outras peças que precisarão ser trocadas em determinado período. Para empresas que não são do ramo de outsourcing de impressão, não compensa comprar apenas uma peça, por causa do investimento que será muito maior.

Em casos como esses, uma empresa especialista em outsourcing, como a Solivetti, fundada em 1991, com atuação na região Norte e Nordeste do país e mais de mil clientes ativos, sendo alguns contratos corporativos de abrangência nacional, compra-se mensalmente milhares de peças e suprimentos, para atender a todos os clientes e assim conseguir se manter em mercados competitivos com projetos de outsourcing. A empresa, por exemplo, até 2015, teve crescimento médio de 12% a 14,5% ao ano.

VANTAGENS DO OUTSOURCING

(01) Menos envolvimento
não ter que se preocupar em fazer manutenção ou repor materiais, que passa a ser de responsabilidade da empresa de outsourcing.

(02) Menos custos
se sua empresa trabalha com um grande volume de impressões, com o outsourcing não precisa comprar dezenas de impressoras, e ainda gasta menos com manutenção.

(03) Controle de impressão e menos desperdício
no outsourcing, o valor é cobrado por folha impressa, diminuindo o número de impressões desnecessárias e ajudando o meio ambiente.

(04) Foco na atividade principal
com o outsourcing de impressão, não é preciso contratar funcionários para cuidar dos equipamentos ou direcionar uma equipe de TI só para cuidar disso, podendo focar somente na atividade principal e evitando gastos com encargos trabalhistas, já que a prestadora de outsourcing tem uma equipe própria para isso. Leia a revista

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